在企業跨境合作的浪潮中，電子簽約已成為提升業務效率、簡化工作流程的重要工具。如今，越來越多的企業用戶開始使用 DocuSign 進行跨境簽約，但仍有不少用戶擔心不會使用 DocuSign 進行簽約。
無需擔憂，本指南將協助您輕鬆掌握使用 DocuSign 傳送文件以供簽署的方法，並解答您的操作疑問。無論您是新手，還是希望進一步提升效率的資深使用者，透過本文清晰、詳盡的步驟說明，您都能快速上手，實現安全又便捷的電子簽署。
基本傳送步驟
建立與傳送待簽署文件的基本步驟如下：
1、建立信封
您可以建立新的信封、使用儲存在 DocuSign eSignature 中的範本，或繼續編輯先前儲存的草稿。
2、上傳文件
DocuSign eSignature 支援多種檔案格式。您可以從本機電腦上傳檔案，也可從雲端儲存服務（例如 Google 雲端硬碟或 Dropbox）中選取檔案。
3、新增收件人
指定信封接收者及其所需執行的操作。
4、撰寫訊息
為收件人輸入電子郵件主旨及內文內容。
5、設定進階選項
設定特殊的收件人權限、提醒通知以及截止日期。
6、新增欄位
為每位收件人在文件中新增必要欄位，以便收集電子簽章及其他資訊（例如職稱、簽署日期等）。
7、預覽並傳送
審查所有欄位設定後，即可將信封傳送給指定的收件人。
1、建立新信封
若您需要向他人取得簽章，請依下列任一方式建立新信封：
於「首頁」點選「開始」，接著選擇「傳送信封」。
或於「管理」頁面中點選「新增」，再選擇「傳送信封」。
接下來，系統將顯示「準備」畫面。
2、於信封中新增檔案
開始建立信封後，您即可新增需由收件人進行電子審閱與簽署的檔案。DocuSign eSignature 支援多種檔案格式，包括常見的文件、簡報、影像、圖面與試算表應用程式。當您上傳檔案時，DocuSign 會自動將其轉換為 PDF 格式，以利傳送與儲存。
您可以新增儲存在本機電腦上的檔案。依據您的帳戶設定，您也可能可從已授權的雲端儲存服務提供者（例如 Google 雲端硬碟或 Dropbox）中新增檔案。您可使用的雲端服務提供者，由您的 DocuSign 管理員決定。
檔案名稱將用於產生預設的信封名稱，並於透過「個別 PDF 選項」下載檔案時使用。
於「新增 > 傳送信封」中開啟新信封。
於「準備」檢視畫面中，若要新增本機電腦上的檔案，請點選「上傳」。
若要從已授權的雲端儲存服務提供者中新增檔案，請選擇對應的服務，然後選取檔案並點選「新增所選項目」。
3、新增收件人
選定要傳送的檔案後，您最多可新增99 位收件人，這些收件人可以是簽署人，也可以僅是接收副本者。您需為每位收件人提供電子郵件地址與姓名。收件人無須擁有 DocuSign 帳戶，即可開啟檔案並完成簽署。
Q：如何為收件人指派任務？
您可以為檔案收件人指派不同任務，例如簽署或接收副本。
註：部分收件人任務僅適用於特定方案，可能未包含於您的帳戶中。
Q：如何手動新增收件人？
若要新增將對檔案執行操作或接收檔案副本的人員，請依照以下步驟操作。您可指定簽署順序、要求額外驗證，並設定其他選項。
Step1：於「準備」檢視畫面中，輸入首位收件人的電子郵件地址與姓名。
Step2：自下拉式選單中，為收件人選取適當的操作選項：需簽署／現場親自簽署／接收副本／必須檢視。
步驟 3：如需新增更多收件人，請點選「新增收件人」。
註：若要將自己加入為文件的收件人，請於「姓名」欄位中輸入「@me」；或者，點選「姓名」欄位，並於彈出視窗中選擇您的姓名與電子郵件地址。
步驟 4：（選用）指定收件人的簽署順序，以控管他們接收與簽署文件的先後次序。
步驟 5：（選用）若您需要收件人在簽署過程中提供額外資訊以驗證身分，請新增身分驗證方式：
於收件人列中點選「自訂」，再選取「新增身分驗證」。
為收件人選定身分驗證方式，並填寫所有必填欄位。驗證詳情將顯示於收件人資訊下方。
註：為提升安全性，您可同時啟用存取碼及多種身分驗證方式（例如電話、簡訊或知識型驗證）。
步驟 6：選取簽署類型（僅適用於標準簽署帳戶 SBS）。
Q：如何使用聯絡人清單新增收件人？
您的 DocuSign eSignature 帳戶內建一個聯絡人清單，您可以從該清單中選取欲加入信封的收件人。而您所擁有的權限，則決定了可存取的聯絡人類型。
註：若您具備建立私人聯絡人的權限，則每次寄送信封時，收件人將自動儲存至您的聯絡人清單中，避免重複輸入資訊。
步驟 1：於「準備」檢視畫面中，點選「聯絡人」圖示，並選取欲新增的已儲存聯絡人。
步驟 2：依據您的使用者權限與帳戶設定，您可在以下聯絡人分類中搜尋並選取：
通訊錄：依您的權限而定，可能包含您的私人聯絡人、與您共用的聯絡人，以及帳戶中的簽署群組。
目錄：涵蓋您帳戶下所有活躍使用者。DocuSign 管理員始終可存取此目錄；其他使用者是否可使用此功能，則須由您的 DocuSign 管理員啟用。
步驟 3：點選「套用所選項目」，即可使用預設動作「需要簽署」新增聯絡人資訊；如有需要，您亦可調整各收件人的動作設定。
步驟 4：若要一次批次新增多位聯絡人為收件人：
點選「新增收件人」選單，再選擇「從聯絡人新增」。
從您的「通訊錄」或「目錄」中選取一位或多個聯絡人，再點選「套用所選項目」，將其作為「需要簽署」的收件人加入。
依需求調整每位新增收件人的動作與詳細資訊。
4、新增訊息
DocuSign 將透過電子郵件，將您的簽署交易通知傳送給收件人。新增收件人後，您需輸入郵件主旨與內容。此主旨亦會作為信封標題，供您於「管理」頁面辨識該信封，同時也會直接顯示於寄送給收件人的通知郵件主旨欄位中。
Q：如何將訊息傳送給所有收件人？
針對寄送給所有收件人的訊息，系統會自動以您上傳至信封的文件名稱產生郵件主旨，並於前方加上「使用 DocuSign 完成：」字樣。舉例來說，若您上傳一份名為「NDA 協議」的文件，預設主旨即為「使用 DocuSign 完成：NDA 協議」。
若您上傳多份文件，檔案名稱將一併納入主旨，但總長度上限為 100 個字元；超出部分將被截斷。您可依實際需求修改此主旨。
所有收件人都將看到這則訊息。作為寄件人，您可在「詳細資料」檢視畫面中查看已附加至文件的訊息內容。
郵件訊息欄位的字元限制：
郵件主旨：100 個字元
郵件內文：10,000 個字元
在「準備」檢視畫面的「新增訊息」區段中，你可以直接採用預設主旨行，或依需求進行編輯。
註：此欄位內容將同時作為電子郵件主旨與信封標題。具意義的主旨有助於清楚傳達文件內容。若您經常寄送相同文件，建議輸入自訂主旨行；若使用預設主旨行，所有信封的標題將完全相同，不利於辨識特定信封。
Q：如何針對個別收件人發送訊息？
除了常規訊息外，您還可為特定收件人新增私人訊息。設定完成後，僅被指定的收件人能查看該則私人訊息。請注意：私人訊息的接收者仍可看到所有常規訊息；此外，這則私人訊息也會顯示於郵件通知的「備註」區段，以及收件人開啟文件進行審閱與簽署時的畫面中。
私人訊息欄位最多支援 1,000 個字元的純文字輸入，不支援 HREF 連結。
作為寄件人，您可在「詳細資料」檢視畫面中回顧自己已加入信封的私人訊息。
Step 1：於對應收件人的列中點選「自訂」選項，並選擇「新增私人訊息」。
Step 2：輸入您的私人訊息。
Step 3：關閉面板。此時面板將顯示該收件人已收到一則私人訊息。
Q：如何刪除私人訊息？
您可在信封草稿階段，或信封處理過程中移除私人訊息。
Step 1：展開收件人列中的私人訊息面板。
Step 2：點選面板中的垃圾桶圖示以刪除訊息。
5、設定簽署選項
在準備信封與範本時，您可以設定簽署人的動作、提醒、到期日等選項。這些選項預設會遵循 DocuSign 管理員為您帳戶所設定的傳送設定。在準備文件過程中，您可隨時調整這些預設選項。
Q：如何設定信封或範本的進階選項？
Step 1：照常建立信封或範本。
Step 2：於「新增檔案與收件人」檢視畫面中，選取「進階選項」。
Step 3：於跳出的「進階選項」對話方塊中，依需求調整預設設定。
Step 4：點選「儲存」。您的進階設定即已完成儲存，並會於寄送信封或使用範本時自動套用。
Q：進階選項包含哪些設定？
>>> 收件人權限
允許收件人在紙本副本上簽署
允許收件人變更簽署責任或指派替代簽署人
允許收件人編輯文件
啟用自動導航功能
>>> 提醒
您可以啟用提醒功能，以便系統自動向簽署人寄送後續追蹤郵件。啟用時，請指定提醒郵件的發送間隔。
>>> 到期
預設情況下，信封將於寄出後 120 天到期。一旦到期，信封狀態將變更為「已作廢」，收件人將無法繼續檢視或簽署。您可以調整信封到期的預設天數，並指定明確的到期日期與時間。信封可能於指定時間後的 24 小時內到期。您亦可選擇針對尚未完成簽署的收件人寄送到期警告郵件。
當信封距離到期日剩餘 6 天時，系統將顯示警告圖示，並將其狀態更新為「即將到期」。將滑鼠懸停於狀態上即可查看確切到期日。
>>> 寄件人設定
若您帳戶已啟用此功能，可選擇是否於每頁文件左上角自動加蓋信封識別碼浮水印。
>>> 品牌標誌
若您帳戶已啟用自訂簽署品牌功能，即可選擇將這些品牌套用至您的信封。自訂內容包括電子郵件通知中的標誌、配色方案，以及收件人在簽署文件時所見的介面元素。品牌設定也可能涵蓋自訂的目的地 URL、連結與資源檔案。
註：並非所有帳戶類型皆支援多品牌功能。若您未看到品牌設定區段，表示您無法選擇不同品牌，系統將自動套用您帳戶的預設簽署品牌。您可於「我的偏好設定」中檢視品牌設定的詳細資訊。
>>> 評論
若您帳戶已啟用評論功能，即可選擇是否針對特定信封或範本啟用評論功能。勾選「啟用評論」核取方塊後，您與收件人均可在文件上發表評論。
6、將欄位加入文件中
當信封已包含文件、收件人與訊息後，您需加入欄位，以引導簽署人提供其簽名、姓名縮寫或其他相關資訊。您將為每位收件人個別加入一組獨特的簽署欄位。
Q：在「加入欄位」畫面中，包含哪些基本區域？
「加入欄位」畫面包含以下幾個基本區域：
收件人選擇
撤銷／復原及複製／貼上工具
標準欄位選項
頁面輔助線
欄位屬性設定
Q：如何將欄位加入文件中？
Step 1：開啟新信封，依常規流程加入文件與收件人，然後點選「下一步」。
Step 2：於頁面頂端的收件人清單中，選取要為其加入欄位的人員。
註：您所加入的欄位僅適用於已選定的收件人，且會以該收件人的顏色標示。您只能為指定為「簽署人」的收件人加入欄位，無法為僅具「檢視權限」或「僅接收副本」身分的收件人加入欄位。
Step 3：於右側的頁面導覽區中，選取您希望加入欄位的頁面。所選頁面將成為目前作用中的頁面，並顯示於中央面板中。
Step 4：於左側「欄位」選取區中，點選並拖曳其中一種可用的欄位類型至作用中的頁面。
Step 5：若要調整欄位外觀、指定收件人或其他欄位屬性，請點選該欄位。「欄位屬性」面板將自頁面導覽上方滑出，請依需求設定屬性。
Step 6：利用頁面導覽捲動瀏覽頁面，並為收件人加入更多欄位。
7、預覽並寄送
完成文件、收件人、訊息與簽署欄位的設定後，您即可預覽作業成果並寄送信封。
Q：頂端導覽列包含哪些選項？
頂端導覽列選項包括：寄送、預覽、儲存、作廢。
Q：底端導覽列包含哪些選項？
底端導覽列選項包括：寄送信封。
若要儲存草稿但不寄送，請於「動作」功能表中選取「儲存並關閉」。
若要取消信封準備作業並返回「管理」頁面，請於「動作」功能表中選取「捨棄」。
若要預覽收件人的操作體驗，請選取「預覽」。
若要寄送信封，請選取「寄送」。
寄送後，收件人將收到一封電子郵件通知，提醒他們審閱並簽署文件。若您本身也是簽署人之一，可直接從您的帳戶啟動簽署流程。
Q：如何於寄送前預覽信封？
預覽模式提供每位收件人簽署體驗的簡化視圖。您可逐一檢查每位收件人的欄位，並點選「預覽」。
Step 1：選取要預覽的收件人
Step 2：選取顯示格式
Step 3：必填欄位會以紅色邊框標示
Step 4：選填欄位會以灰色邊框標示
Step 5：關閉預覽模式
如欲測試欄位輸入效果，請選取選項按鈕或下拉式清單中的值，或直接輸入文字。
如欲預覽簽名與姓名縮寫的位置配置，請點選對應欄位以查看範例。
結 語
無論您是初次接觸 DocuSign 的新用戶，還是已有使用經驗的老手，DocuSign 簡單直覺的操作介面與高度客製化的功能，都能讓您快速上手，輕鬆享受電子簽約帶來的便利性。
期盼透過本系列實務操作指南，協助您更有效率地運用此工具，全面提升工作效率。立即開始使用 DocuSign，親身體驗它如何讓您的業務流程變得更加簡便又高效！