在現代企業營運中，效率與合規性至關重要。泛微作為企業級辦公自動化與流程管理解決方案，提供一個整合型平台，支援日常溝通、協作與流程審批。與此同時，DocuSign 作為全球領先的電子簽章與數位交易管理平台，則為企業提供安全、便捷的電子合約簽署服務。

透過 DocuSign 與泛微的整合，企業可在泛微的辦公自動化環境中直接啟動電子簽章流程，無需於不同系統間切換，大幅節省時間並提升合約簽署效率；同時亦能確保簽署過程符合法規要求、具備安全性，並提升客戶滿意度。

接下來，本文將詳細說明 DocuSign 與泛微的整合步驟與實際成效，並透過真實應用情境展示 DocuSign 強大的整合能力，以驗證其整合功能的高效性與實用性。


一、整合步驟

01、需求分析與規劃

（1）電子簽署應用情境

電子簽署技術廣泛應用於多種業務情境，包括但不限於合約簽署、審批流程確認、政策文件簽署等關鍵業務環節。

（2）定義資料流向

泛微 OA 系統作為觸發點，啟動電子簽署流程；隨後，待簽署文件將傳送至 DocuSign 平台完成簽署；最終，簽署狀態與已簽署文件將同步回傳至泛微 OA 系統，確保資訊的一致性與可追溯性。

（3）設計技術方案（互動架構）

泛微 OA 系統將透過呼叫 DocuSign 的 REST API 發起電子簽署請求；DocuSign 於簽署完成後，則利用 Webhooks 機制透過回呼介面，即時通知泛微 OA 系統簽署狀態更新。

02、DocuSign 設定

（1）註冊並啟用開發環境

註冊 DocuSign 開發者帳號（透過 DocuSign Developer Center），並啟用沙箱環境（Demo Account）。

（2）建立 DocuSign 整合應用程式

進入「Settings > Apps and Keys」，建立新應用程式，並產生用於 API 呼叫的身份驗證金鑰。

（3）設定簽署範本

進入「Templates」模組，上傳簽署文件並設計簽署欄位（例如簽名、日期、文字輸入框），再儲存範本（供泛微 OA 透過 API 呼叫使用）。

（4）設定 Webhooks（即時回呼）

設定 API 授權及測試設定。

03、泛微 OA 系統開發

（1）新增「啟動簽署」功能

於泛微 OA 相關模組（如合約審批、文件管理）中加入「啟動電子簽署」按鈕。使用者即可選擇待簽署文件、設定簽署人及其順序，並填寫必要之簽署資訊。

（2）實現 DocuSign API 串接

完成與 DocuSign API 的無縫串接，涵蓋以下關鍵功能：建立信封（Envelope）、傳送簽署請求、查詢簽署狀態、取得簽署結果等。

（3）Webhooks 介面開發

泛微 OA 開發 Webhooks 接收介面，用以即時接收 DocuSign 傳送之簽署狀態通知。

（4）資料對應與儲存

確保 DocuSign 範本欄位與泛微 OA 業務資料欄位正確對應；且已簽署完成之文件將自動歸檔至泛微 OA 的文件中心或相關業務流程中。

04、測試與部署

（1）功能測試

驗證從泛微 OA 啟動簽署、至 DocuSign 完成簽署、再到狀態回傳的完整流程是否流暢無誤。

（2）異常處理測試

測試簽署失敗、網路中斷、簽署人拒絕等異常狀況下的處理機制。

（3）正式上線部署

於生產環境部署整合功能，並針對相關業務人員進行操作培訓。


二、整合成效

將 DocuSign 與泛微整合後，企業可實現電子簽署流程全自動化：由泛微 OA 系統直接觸發 DocuSign 電子簽署流程，確保文件流轉高效；同時透過即時同步簽署狀態與已簽署文件資訊，提升流程透明度與可追蹤性。

01、啟動簽署流程

（1）使用者於泛微 OA 中啟動簽署

登入系統後，使用者可在相關業務模組（例如合約管理）中選取待簽署文件；接著填寫必要之簽署資訊，包含簽署人姓名、電子信箱、簽署順序（適用於多位簽署人情境），並選擇預設簽署範本或上傳客製化文件。

（2）泛微 OA 呼叫 DocuSign API

系統將文件與簽署人詳情打包，透過 API 傳送至 DocuSign 平台；DocuSign 處理完成後，OA 系統即收到信封 ID（Envelope ID），此為關鍵識別碼，用於後續簽署狀態監控與追蹤，確保簽署流程順利進行。

02、簽署執行

（1）DocuSign 向簽署人寄送簽署請求

系統將向每位簽署人寄送內含簽署連結的電子郵件。簽署人僅需點選郵件中的連結，即可線上完成簽署，包含電子簽名、文字輸入、日期填寫等動作。

（2）即時狀態追蹤

DocuSign 利用 Webhooks 技術，將最新簽署狀態（例如「已寄送」、「簽署中」、「已完成」等）即時推送至泛微 OA 系統；泛微 OA 介面將自動更新這些狀態資訊，讓發起人隨時掌握簽署進度。

03、簽署完成後的文件歸檔

（1）簽署完成

當所有簽署人均完成簽署後，DocuSign 將自動產出最終已簽署文件；泛微 OA 則透過 API 自動下載該文件並進行歸檔。

（2）文件歸檔與業務關聯

簽署完成的文件將自動與泛微 OA 中相關的業務記錄（例如合約或審批流程）建立關聯，確保使用者可直接於 OA 系統內檢視或下載已簽署的文件，實現無縫的文件管理與業務流程整合。

04、異常與失敗處理

（1）異常狀態提示

若簽署遭拒絕、逾時或文件作廢，OA 系統將即時更新狀態並通知發起人；發起人可選擇重新啟動或終止簽署流程。

（2）簽署失敗的回查與補償

若因網路問題或回呼（callback）失敗導致狀態不同步，OA 系統支援手動觸發狀態查詢介面進行修正。


三、整合應用情境

01、客戶痛點

某企業為一家大型製造公司，擁有廣泛的合作夥伴與供應商，日常營運中需頻繁簽署合約、協議、採購訂單及其他關鍵業務文件。由於該公司在多個城市與國家營運，傳統紙本簽署方式衍生出諸多問題：

（1）時程延宕

文件簽署須仰賴郵寄、傳真或人工遞送，導致審批與合約執行週期過長。

（2）人為錯誤

手動處理簽署流程易產生錯誤，例如漏簽、簽署順序錯亂、文件遺失等。

（3）管理繁瑣

文件儲存與管理困難，尤其當文件數量龐大時，人工歸檔與查找已簽署文件極為耗時。

（4）合規風險

因簽署過程高度依賴人工操作，難以有效保障簽署文件的真實性、有效性及法律合規性。

02、解決方案

該客戶需求為在泛微 OA 的業務流程中整合 DocuSign 電子簽署功能，透過實現文件簽署自動化與無紙化，提升合約簽署效率，並降低人為錯誤與合規風險。

解決方案主要組成部分：

03、應用價值

（1）提升作業效率

透過 DocuSign 與泛微 OA 整合，簽署流程全面自動化，大幅縮短整體簽署週期。

（2）減少人為錯誤，降低管理成本

整合後的系統可自動處理簽署請求，減少人為操作疏失；簽署順序、簽署人資訊等均由系統自動控管，確保每一步驟之準確性。

（3）強化合規性與安全性

透過 DocuSign 的簽署流程，可驗證簽署人身分之合法性，並產出完整簽署紀錄（如簽署時間、IP 位址等），作為具法律效力之佐證，為企業提供堅實的法務支援。

（4）改善客戶體驗與合作夥伴關係

提升客戶與合作夥伴的使用體驗，加速交易完成，同時推動企業數位轉型進程。

（5）提升企業決策之彈性與透明度

管理階層可即時掌握簽署進度、監控簽署狀態，減少後續追蹤作業，並能更迅速地做出業務決策；此外，自動化流程亦使業務資料更具透明度，有利於合規審查與內部管控。

透過 DocuSign 與泛微 OA 的整合，客戶得以實現端對端電子化簽署，有效解決傳統簽署模式中的各項瓶頸。此整合不僅提升企業的管理效率、合規水準與客戶體驗，更為客戶帶來顯著的應用價值——從高效能的業務處理、安全合規的電子簽章，到便捷的文件管理，全面優化工作流程，加速企業數位轉型，提供更流暢、更安全且更高效率的業務操作體驗。


四、更多整合方式

除了泛微之外，DocuSign 更可與超過 900 個應用程式進行安全、預先建置的整合，例如企業微信、飛書、釘釘、Salesforce、Microsoft、Google、Oracle 等，實現工作流程無縫串接，提升業務效率，並確保資料一致性與安全性。


客製化整合解決方案

作為領先的電子簽約服務提供商，優閱達服務客戶遍及零售、生技醫藥、金融、晶片設計、區塊鏈、人力資源及製造業等多元產業。

鑑於各企業日常使用的軟體系統不盡相同，與 DocuSign 的整合需求亦有所差異。優閱達致力依據企業實際業務需求，提供客製化的專業服務，將電子簽章無縫融入您既有的 CRM、ERP 等系統。無論是複雜的多方簽署情境，或是需高度資安保障的合約文件，我們皆能提供專業解決方案，全面升級您的業務流程。